Topik.id — Badan Kepegawaian Negara (BKN) kembali memberikan penjelasan mengenai sejumlah aturan yang berkaitan dengan perjalanan karier Aparatur Sipil Negara (ASN). Pembahasan tersebut mencakup kenaikan pangkat, jenjang jabatan fungsional, pencantuman gelar akademik, penyesuaian ijazah hingga pengelolaan dokumen kepegawaian secara digital.
Penjelasan itu disampaikan Khadijah dalam program QnA #71 BKN pada Selasa (15/9/2026). Sejumlah persoalan yang disampaikan dalam program tersebut berkaitan langsung dengan peluang pengembangan karier ASN serta prosedur administrasi yang perlu dipahami pegawai ketika mengajukan perubahan status kepegawaiannya.
Kenaikan Pangkat Mengikuti Jenjang Jabatan
BKN menjelaskan bahwa kenaikan pangkat ASN yang menduduki jabatan fungsional tidak hanya ditentukan oleh golongan ruang. Jenjang jabatan yang ditempati juga menjadi faktor penting karena setiap jabatan memiliki batas pangkat tertentu.
Khadijah memberikan contoh ASN dengan pendidikan S1 Farmasi yang menduduki JF Asisten Apoteker Penyelia dengan golongan 3D. Pegawai tersebut tidak dapat langsung mencapai golongan 4A hanya melalui mekanisme kenaikan pangkat reguler apabila masih berada pada jenjang jabatan yang sama.
“Kalau posisinya Sobat BKN dilantik sebagai JF di jenjang keterampilan dan golongan 2, maka pangkat puncak sebagai JF penyelia saat ini adalah 3D,” jelas Khadijah.
Untuk dapat mencapai golongan 4A, ASN tersebut harus beralih dari jenjang jabatan fungsional keterampilan menuju jabatan fungsional keahlian. Perpindahan tersebut dilakukan melalui uji kompetensi dan tetap harus memenuhi persyaratan pendidikan untuk menjadi Apoteker.
Ketentuan serupa berlaku pada jabatan fungsional keahlian. ASN yang berada pada posisi JF Ahli Madya dengan golongan 4C dan ingin mencapai golongan 4D harus terlebih dahulu naik ke jenjang Ahli Utama.
Artinya, posisi jabatan menjadi bagian penting dalam menentukan ruang kenaikan pangkat ASN. Pegawai tidak dapat hanya mengandalkan masa kerja atau golongan ruang apabila jenjang jabatan yang didudukinya memiliki batas pangkat tertentu.
Pencantuman Gelar Mengacu SE BKN
BKN juga menjelaskan aturan yang berkaitan dengan pencantuman gelar akademik ASN. Acuan terbaru yang digunakan adalah Surat Edaran (SE) Kepala BKN Nomor 3 Tahun 2025 tentang Penjelasan Terkait Pencantuman Gelar ASN.
Surat edaran tersebut menggantikan ketentuan sebelumnya dan berlaku untuk seluruh instansi pemerintah, termasuk instansi pemerintah daerah.
“Ketentuan pencantuman gelar memang sudah mengacu pada regulasi terbaru, yakni melalui Surat Edaran Kepala BKN Nomor 3 Tahun 2025. SE ini berlaku bagi seluruh instansi tanpa terkecuali,” tegas Khadijah.
ASN yang telah menyelesaikan pendidikan akademik maupun vokasi dapat mengajukan pencantuman gelar yang diperoleh. Pengajuan dilakukan melalui pejabat pengelola kepegawaian di instansi masing-masing untuk selanjutnya diteruskan kepada BKN atau Kantor Regional BKN.
Dengan mekanisme tersebut, pegawai perlu memastikan dokumen pendidikan yang digunakan memenuhi persyaratan sebelum mengajukan pencantuman gelar dalam administrasi kepegawaiannya.
ASN Bisa Gunakan Skema KPPI
Persoalan lain yang dibahas BKN adalah kondisi ASN yang sudah memiliki tingkat pendidikan lebih tinggi, tetapi pangkatnya masih berada pada golongan rendah.
Sebagai contoh, anggota Satpol PP yang masih berada di golongan 2A tetapi telah memiliki ijazah S1 dapat mengajukan Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah atau KPPI untuk menuju golongan 3A.
Setelah pangkat disesuaikan dengan pendidikan yang dimiliki, ASN tersebut dapat melanjutkan proses untuk mengikuti uji kompetensi. Tahap ini diperlukan apabila pegawai ingin berpindah ke jenjang jabatan fungsional Mahir atau Ahli Pertama sesuai dengan formasi yang tersedia.
Dengan demikian, kepemilikan ijazah yang lebih tinggi tidak secara otomatis membuat ASN langsung berpindah jabatan. Ada tahapan administrasi dan kompetensi yang harus dipenuhi sesuai jabatan serta formasi yang tersedia.
Approval Dokumen Digital Ada di Instansi
BKN turut memberikan penjelasan mengenai pengelolaan dokumen kepegawaian melalui Digital Management System (DMS) di Lemari Digital.
Dalam sistem tersebut, proses persetujuan atau approval dokumen menjadi kewenangan instansi masing-masing. Persetujuan dilakukan melalui verifikator admin instansi sesuai mekanisme yang berlaku.
Artinya, apabila terdapat dokumen yang masih menunggu persetujuan dalam sistem digital, ASN perlu memperhatikan proses yang berlangsung pada instansinya. BKN menempatkan instansi sebagai pihak yang memiliki kewenangan dalam proses approval tersebut.
ASN Perlu Memahami Aturan Jabatan
Berbagai penjelasan tersebut menunjukkan bahwa pengembangan karier ASN berkaitan dengan sejumlah persyaratan yang berbeda, tergantung jabatan dan kondisi masing-masing pegawai.
BKN mengingatkan ASN agar lebih proaktif memahami ketentuan yang berlaku pada jabatan masing-masing. Selain jenjang jabatan, persyaratan pendidikan dan kompetensi juga perlu diperhatikan sebelum mengajukan kenaikan pangkat maupun perpindahan jabatan.
Administrasi digital juga menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari proses kepegawaian. Karena itu, pemahaman terhadap prosedur pengajuan, verifikasi dan approval dokumen menjadi penting agar setiap proses administrasi dapat berjalan sesuai ketentuan.
