Topik.id — Persoalan dokumen kepegawaian yang belum sepenuhnya terintegrasi menjadi perhatian Kantor Wilayah KemenHAM Sulawesi Tengah. Untuk mengatasinya, instansi tersebut mempercepat pengembangan sistem arsip digital ASN yang nantinya menjadi pusat penyimpanan dokumen kepegawaian secara terstruktur.
Sistem tersebut disiapkan bukan hanya untuk menyimpan arsip, tetapi juga mempercepat pencarian dokumen ketika dibutuhkan dalam proses administrasi. Langkah ini dilakukan setelah perubahan kelembagaan menyebabkan sebagian arsip digital pegawai dari sistem sebelumnya belum seluruhnya berpindah ke sistem administrasi yang baru.
Arsip Kepegawaian Belum Seluruhnya Terintegrasi
Pengembangan sistem arsip digital dibahas dalam sosialisasi dan rapat pembentukan tim efektif yang berlangsung di Aula Kantor Operasional Wilayah Kerja Gorontalo pada Selasa, 29 September 2026.
Kegiatan tersebut dilaksanakan secara tatap muka dan virtual melalui Zoom. Dalam forum itu, kebutuhan terhadap sistem penyimpanan dokumen kepegawaian yang terpusat menjadi salah satu pembahasan utama.
Kepala Bagian Tata Usaha dan Umum Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah, Suzana Eva Silo, mengatakan transformasi kearsipan menjadi kebutuhan setelah adanya perubahan kelembagaan kementerian.
Perubahan tersebut berdampak pada migrasi arsip digital pegawai. Sebagian dokumen yang tersimpan pada sistem administrasi sebelumnya belum seluruhnya masuk ke sistem yang digunakan saat ini.
Menurut Suzana, pengembangan arsip digital ASN diperlukan agar pengelolaan dokumen menjadi lebih tertib, efektif, aman, sekaligus mudah diakses sesuai kebutuhan.
Berkas Tidak Lengkap Ditemukan dalam Pengusulan ASN
Salah satu persoalan yang mendorong percepatan sistem tersebut adalah masih ditemukannya BTL atau Bahan Tidak Lengkap dalam pengusulan kenaikan pangkat.
Kondisi tersebut tercatat dalam pengusulan kenaikan pangkat pada 2025 dan 2026 di Kantor Regional BKN Makassar. Ketika dokumen belum lengkap, pengelola sumber daya manusia harus kembali mencari atau meminta dokumen yang dibutuhkan sebelum pengajuan dapat diteruskan.
Persoalan serupa juga muncul dalam pengusulan perubahan nama pegawai di wilayah kerja Sulawesi Utara. Sejumlah dokumen pendidikan, termasuk ijazah SD, SMP, dan SMA, masih harus dilengkapi berdasarkan catatan BKN.
Kondisi tersebut menunjukkan pentingnya penyimpanan dokumen yang dapat ditelusuri dengan cepat. Arsip yang tersimpan secara terpusat diharapkan mengurangi proses pencarian dokumen secara manual.
Sistem Digital Diharapkan Percepat Pelayanan
Suzana menjelaskan sistem yang dikembangkan akan menjadi wadah penyimpanan dokumen kepegawaian secara terpusat dan sistematis.
Dengan sistem tersebut, ketika ditemukan kekurangan berkas, pengelola SDM dapat segera memeriksa dokumen yang tersedia tanpa selalu menunggu pegawai menyerahkan ulang berkas yang diperlukan.
Selain mempercepat proses administrasi, digitalisasi juga diarahkan untuk meningkatkan ketertiban pengelolaan arsip. Dokumen kepegawaian dapat lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan untuk kenaikan pangkat, perubahan data maupun kebutuhan administrasi lainnya.
Kanwil Bentuk Tim untuk Jalankan Aksi Perubahan
Kepala Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah, Mangatas Nadeak, menyatakan dukungan terhadap rencana pengembangan sistem tersebut.
Ia meminta tim efektif yang dibentuk melalui surat keputusan memiliki pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas. Menurutnya, pekerjaan tersebut tidak dapat dibebankan kepada satu orang atau satu bagian karena membutuhkan keterlibatan berbagai unsur di lingkungan kantor wilayah.
Jajaran Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah, termasuk Wilayah Kerja Gorontalo dan Sulawesi Utara, diharapkan ikut terlibat dalam proses implementasi.
Setiap anggota tim juga diminta memahami target jangka pendek serta tahapan pekerjaan yang telah ditentukan.
Implementasi Arsip Digital Ditargetkan hingga November 2026
Rencana aksi perubahan mencakup sejumlah tahapan, mulai dari pembentukan tim, persiapan aplikasi, pembuatan sistem, penerbitan surat edaran Kepala Kantor Wilayah, hingga penerapan sistem.
Tahapan tersebut kemudian dilanjutkan dengan sosialisasi dan proses pengunggahan dokumen kepegawaian. Implementasi aksi perubahan ditargetkan berlangsung hingga November 2026.
Setelah sistem mulai diterapkan, jajaran kantor wilayah dan wilayah kerja terkait diharapkan tidak berhenti pada tahap penggunaan. Pemutakhiran dokumen, sosialisasi, serta keterlibatan pengelola SDM akan tetap diperlukan agar arsip digital ASN dapat terus terjaga dan dimanfaatkan untuk mendukung pelayanan administrasi kepegawaian.
